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ドキュメントライブラリについて/添付ファイルを送信するにはどうしたらいいですか?

ドラッグ&ドロップエディタ 画像ギャラリー 更新日 8月 13, 2021

Benchmark Emailのドキュメントライブラリはドラッグ&ドロップエディタ内に存在し、メールの編集を行なっている際にのみアクセス可能です。

このドキュメントライブラリを使ってファイルをアップロードし保存することができ、メールやランディングページにそのファイルをダウンロードできるリンクを設置することが可能です。

アカウントにドキュメントをアップロードすることにより、ドキュメントを使用および複製する権利を有し、そのドキュメントに禁止コンテンツが含まれていないことに同意するものとします。

 

目次

注意点:

  • 1ファイルにつき5MBまでのアップロードが可能です。
  • ファイル名が日本語の場合はアップロード時にエラーとなりますので、ローマ字でご入力下さい。
  • ファイル名が長すぎたり、スペース(空白)を含んでいるとうまく作動しない場合がございますので、短いファイル名、またはスペースを入れずに _(アンダーバー)や -(ハイフン)をご利用ください。

メールにファイルを添付することはできますか?

メールに直接ファイルを添付することはできません。しかし、添付したいファイルをドキュメントライブラリにアップロードし、メールにリンクとしてドキュメントを追加することは可能です。

Benchmark Emailではファイルを弊社サーバー(ドキュメントライブラリ)へアップロードし、メール内にダウンロードリンクを設ける手法を採用しております。理由は以下の通りです。

  • 添付ファイルによりメールのサイズ(容量)が極端に大きくなり、メールが届かない場合があります。
  • 添付ファイルのあるメールは迷惑メールと判断される可能性が非常に高くなります。
  • 添付ファイルのあるメールはウィルスを含んでいる場合もあることから、開封されない可能性が非常に高くなります。

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ファイルをドキュメントライブラリにアップロードし、メール内にダウンロードリンクを設置する方法

1. メール作成時のチェックリストから「本文&デザイン」または「編集」をクリックし、メール作成画面に遷移します。ダウンロードリンクを挿入したい文言を、ドラッグして選択して下さい。  __   __   __

2. 右上のメニューから「ドキュメントファイルを挿入(クリップ型のアイコン)」を選択します。  __   __  __

3. 「ドキュメントライブラリ」ウィンドウが開きます。すでにアップロード済みの場合は、一覧から選択し「挿入」をクリックすれば完了です。新たにアップロードする場合には、「ファイルを追加」(画像内:赤枠)をクリックし、ファイルのアップロードを行います。

 

注意点

  • メールのブロック内にアップロードしたファイルのダウンロードリンクを挿入しても、購読者がメールを受け取った際にファイルが自動的に開くことはありません。
  • 受信者がダウンロードリンクをクリックした時点でダウンロードが開始され、そのファイルを開くかどうかは受信者次第です。
  • ファイルはセキュリティの厳重なクラウドネットワークにアップロードされておりますのでご安心ください。

なお、クリックレポート機能を活用すれば、どの顧客がドキュメントに興味を示して「ダウンロードリンク」をクリックしたか確認できます。レポート機能の使用方法は、以下のリンク(PDF)をご覧ください。

スライド資料(PDF)メール配信後の効果測定 

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アップロードしたファイルのURLを取得する方法

ドキュメントライブラリに保存されたファイルはURLを生成することが可能です。URLはメールまたはWebページでご利用いただけます。また、ファイルを個人メールやWebページのような外部リソースにリンクすることも可能です。ファイルのURLを取得するには、以下の手順に従ってください。

1. 上記の手順完了後、ハイライトされたテキスト(画像内赤枠)をクリックし、上部メニューより「リンクの挿入(鎖アイコン:画像内黄枠)」をクリックします。  __      __

2. 「リンクの挿入」ウィンドウが現れます。「ウェブサイトURL」の欄(赤枠)に表示されているのがファイルのURLとなります。選択してコピーすると、URL取得の完了です。 

  __

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アップロードしたファイルを削除する方法

アップロードしたファイルはドキュメントライブラリに保存されています。前述にあるように、ドキュメントライブラリはメールの編集を行なっている際にのみアクセスが可能です。そのため、ファイルを削除するにはまず、下書きまたは未完成メールの編集画面を開く必要があります。以下の手順に従ってください。

 

1. メール作成時のチェックリストから「本文&デザイン」をクリックし、メール作成画面に遷移します。

2. 任意のブロックにカーソルを合わせクリックし、編集可能な状態にします。

3. 画面右上にメニューが表示されますので、「ドキュメントファイルを挿入(クリップ型のアイコン)」アイコンをクリックします。

 

4. ドキュメントライブラリにアクセスできます。削除したいドキュメントのツールから削除をクリックします。

 

5. 削除を確認するメッセージウィンドウが表示されたら「削除」をクリックして完了です。

注意点:

削除を一度行うとファイルを元に戻す事は出来ません。

削除を行う前に、ドキュメントの使用の予定がないことを再度確認してください。

すでに配信したメール内に削除したドキュメントへのリンクが貼り付けられている場合、そのリンクは今後無効となります。

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アップロード可能なファイル形式について

Benchmark Emailのドキュメントライブラリにアップロード可能なファイル形式は以下の通りです。

アップロード可能な最大ファイルサイズは5MBです。それ以上のサイズは到達率に悪影響を及ぼす可能性が高まりますので、ご注意ください。

  • 画像ファイル: .jpeg, .jpg, .gif, .png, .bmp
  • テキストファイル: .txt,.ics, .csv
  • ドキュメントファイル: .doc, .rtf, .pdf, .docx, .odt
  • スプレッドシートファイル: .xlxs, .xls
  • プレゼンテーションファイル: .ppsx
  • アーカイブファイル(圧縮ファイル): .zip

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ご不明な点がございましたら、サポートまでご連絡ください。

 

 

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