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Cómo conectar Benchmark con Zapier

Integraciones Listas de contactos Actualizado en abril 21, 2021

Zapier es una herramienta usada por muchísimos marketers ya que permite enlazar aplicaciones y programas y automatizar acciones. A esta conexión entre apps se le conoce con el nombre de ¡zap!. Crear zaps te ayudará a automatizar la exportación de contactos desde cualquier app a Benchmark a través de zapier. Sigue los pasos a continuación para crear tu primer zap.

Temas que encontrarás en este artículo:

 


 

Benchmark & Zapier

El 11 de marzo de 2021 se lanzó la integración de Benchmark 2.0 con Zapier, esta integración nos otorga mayor flexibilidad para crear zaps. La actualización aún no ha afectado a los zaps activos, sin embargo, es importante que sepas que estos se verán afectados a partir del 10 de Marzo de 2022. Los zaps creados antes de marzo de 2021 usan la versión de Benchmark 1.0, para usar la versión 2.0 deberás crear nuevamente los zaps. Zapier enviará un email a la bandeja de entrada de sus usuarios con esta información y además agregando la fecha de desactivación.

Existen diversas opciones para realizar conexiones con Benchmark a través de Zapier. Benchmark puede ser usado como un desencadenante (trigger) o bien como una acción (action).

Las opciones de Benchmark email como desencadenante son las siguientes:

  • Nuevo contacto
  • Nueva lista
  • Email abierto NUEVO
  • Enlace abierto NUEVO
  • Contacto dado de baja  NUEVO
  • Nuevo contacto en el segmento NUEVO

Las opciones de Benchmark Email como acción son las siguientes:

  • Añadir un contacto a la lista
  • Actualizar contacto
  • Dar de baja a un contacto NUEVO
  • Encontrar a un contacto (buscar) NUEVO
    • Encontrar un contacto basado en una campaña, al no encontrarlo crear un contacto nuevo.

 

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Zaps preestablecidos en tu cuenta de Benchmark

Con los zaps preestablecidos, podrás crear zaps desde tu cuenta de Benchmark. 

Para ver los zaps disponibles en tu cuenta haz clic en tu nombre de usuario, selecciona integraciones y haz clic en zapier. Por último selecciona una app y haz clic en probar (Try It) para crear el zap.

Al hacer clic en cualquiera de los zaps disponibles en tu cuenta de Benchmark se abrirá una nueva ventana y el proceso continuará desde Zapier. 

Para ver todos los zaps disponibles haz clic aquí, click here.

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Zapier es una plataforma totalmente en inglés, para tu comodidad hemos dejado el idioma original y para tu referencia tradujimos algunos nombres de instrucciones.

Cómo conectar una aplicación a Benchmark usando Zapier

En los pasos a continuación usaremos Google Sheets como ejemplo, sin embargo, los pasos son muy similares si usas otra aplicación.

Inicia sesión en tu cuenta de Zapier y haz clic en Crear un Zap (Make a Zap).

  1. Deberás seleccionar una app y un evento (event). Para este ejemplo usaremos Google Sheets y para el evento, usaremos la opción fila de hoja de cálculo nueva o actualizada (New or Updated Spreadsheet Row). Haz clic en continuar al terminar.

Si esta es tu primera vez creando zaps se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de Google además, deberás dar permiso para que la conexión suceda. Algunas aplicación te solicitarán la clave API para continuar. Si no es tu primer zap es posible que solo se te solicite seleccionar la cuenta.

  1. Una vez conectadas las cuentas, haz clic en continuar. Si estás usando Google Team Drive, haz clic en el artículo de Zapier (inglés) para obtener información adicional.
  2. Haz click en el campo spreadsheet (Spreadsheet field) y selecciona tu hoja de Google desde el menú desplegable.
  3. Después, en hoja de trabajo (Worksheet) selecciona la hoja de trabajo del spreadsheet de Google que usarás.
  4. En la columna Trigger, especifica que columna usarás para crear tu zap. Te recomendamos dejar la opción existente any_column y no realizar modificaciones a este campo.

  1. Haz clic en continuar y después en Test trigger. Si el test es correcto observaras la información a continuación:

Si el test falla, revisa las posibles causas aquí. Haz clic en Continuar para ir al paso 2.

Paso 2

  1. Ahora, haz clic en la opción acción (action) o bien después de hacer clic en continuar, es posible que esta se despliegue automáticamente o tengas que buscarla hacia abajo en la misma página. Selecciona Benchmark Email.

  1. En el menú de la opción acción evento (Action Event), selecciona una de las acciones disponibles y haz clic en continuar. Para este ejemplo elegimos añadir a lista de contactos ( Add Contact to List).
  2. Probablemente se te solicitará ingresar tu clave API de Benchmark, para seguir haz clic en sí y continuar (Yes, Continue). Si no sabes dónde encontrar la clave API de tu cuenta de Benchmark haz clic aquí. Solo se te solicitará conectar tu cuenta de Benchmark con Zapier por primera vez. Si previamente conectaste tu ambas podrás seleccionar directamente tu cuenta de Benchmark.

  1. Una vez que Zapier tenga acceso a tu cuenta o hayas seleccionado la misma, haz clic en continuar.
  2. En List (lista) selecciona una lista de Benchmark. Si no ves la lista que requieres haz clic en Load More (cargar más opciones).
  3. En Email Address (dirección de correo), selecciona la dirección de correo (1.Email Address: name@email.com) de tu lista si no ves lo que buscas haz clic en Show all options (Mostrar todas las opciones). Considera que estás eligiendo un campo ejemplo que será usado para crear un nuevo contacto en tu lista de Benchmark y para probar que la conexión funcione. Si este campo ya existe en tu lista el test no funcionará. Para evitar errores usa una lista sin contactos de tu cuenta de Benchmark o elimina el contacto ejemplo. Por favor no añadas más información que la dirección de correo a este campo o esto causará que la integración no funcione.

 

  1. Como en cualquier otra integración deberás hacer que los campos en tu lista de Benchmark coincidan con los campos en Zapier por ejemplo en First Name selecciona 1.First Name: example-name y así sucesivamente en los campos a continuación existentes en tu lista. No es necesario hacer coincidir todos los campos, sin embargo hacer que los campos existentes coincidan te ayudará para posteriormente usar etiquetas de fusión con Benchmark
  2. Cuando termines de hacer coincidir tus campos haz clic en continuar.
  3. Es momento de probar la conexión. Haz clic en Test & Continue o en Test & Review. Si ya eres experto con Zapier puedes ir a la parte superior de la página y hacer clic en Skip Test. Para este ejemplo hicimos clic en Test & Continue.
  4. Si todo funciona verás la siguiente confirmación:

  1. Listo, puedes activar tu zap haciendo clic en el botón Turn on Zap. Una ventana emergente aparecerá con opciones para compartir. Para aprender más sobre compartir zaps haz clic aquí. El proceso ha terminado puedes ir nuevamente a tus zaps, crear uno nuevo o iniciar una campaña en Benchmark.

 

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Acción: Encontrar un contacto y actualizar un elemento

En el método anterior te explicamos cómo crear un zap añadiendo un contacto a tu lista de Benchmark. Ahora, hagamos un ejemplo de como actualizar y encontrar un contacto. La acción encontrar (find) se basará en la dirección de correo del contacto, si esta dirección no se encuentra en la lista entonces se añadirá como contacto nuevo. Si el contacto existe solo se actualizará la información.

Paso 2

  1. Repite los pasos del 1 al 5 explicados en la parte superior de este artículo.
  2. Haz clic en la opción acción1. Action (este menú puede aparecer de forma automática) y selecciona Benchmark Email. Es posible que se te solicite tu clave API de tu cuenta de Benchmark.
  3. Ahora, en Action Event (acción evento) haz clic en el recuadro para elegir un evento. Selecciona Update Contact (Actualizar contacto) del menú desplegable. Haz clic en continuar.

Configurar la acción

  1. Elige nuevamente tu cuenta de Benchmark debajo de la leyenda Benchmark Email account. Haz clic en continuar.

  1. En el campo lista (list) selecciona una lista de contactos de Benchmark la cual será actualizada según tus instrucciones de Zapier.
  2. En el menú contacto (contact) haz clic en la pestaña custom, después, haz clic en el botón Add a search step (añadir un paso de búsqueda).

  1. Confirma tu elección anterior haciendo clic en el botón azul con el texto Add a search step en el popup. Este paso buscará los valores del campo cada vez que el zap se active. Zapier automáticamente agrega este paso para que se configure.

  1. En el paso 2, haz clic en elegir una app y un evento (Choose App and Event) una vez más y deja la información en los campos tal cual y haz clic en Continuar.

  1. Confirma nuevamente tu cuenta de Benchmark seleccionándola. Haz clic en continuar.
  2. En la opción Email Address (correo electrónico) selecciona la opción que diga 1. Email Address: nombre@ejemplo.com la cual usaste previamente. No añadas más información a esta opción.

Considera que estás eligiendo un campo ejemplo que será usado para crear un nuevo contacto en tu lista de Benchmark y para probar que la conexión funcione. Si este campo ya existe en tu lista el test no funcionará. Para evitar errores usa una lista sin contactos de tu cuenta de Benchmark o elimina el contacto ejemplo. Por favor no añadas más información que la dirección de correo a este campo o esto causará que la integración no funcione.

  1. A continuación verás la pregunta: ¿Debe considerarse este paso un éxito si no se encuentra nada? (Should This Step Be Considered A “success” When Nothing Is Found?) Elige FALSO (false).

Más información sobre esta opción.

Elige FALSE si necesitas que los pasos a continuación se omitan si no se encuentra información, que es lo más común para este caso. Se elige TRUE si deseas tener mayor control sobre los filtros, además al elegir esta opción se considerará “no encontrado” como paso exitoso y se ejecutarán los filtros o pasos siguientes, lo cual permitirá decidir si la búsqueda tuvo o no resultados.

  1. Activa la casilla crear contacto de Benchmark Email si este no existe (Create a new Benchmark contact if one does not exist). Se desplegarán más opciones.

  1. En List (lista) selecciona nuevamente tu lista de Benchmark.
  2. Haz que los campos de Benchmark coincidan con tus campos de Zapier, al terminar haz clic en continuar. Zapier ofrece campos extras, sin embargo usarlos, puede ocasionar que la integración no funcione.
  3. En Test action, puedes hacer clic en Test & Review, o Test and Continue.

Paso 3 Actualizar contacto en Benchmark Email

Nuevas opciones aparecerán para actualizar el contacto en tu cuenta de Benchmark. Si este menú no se despliega automáticamente, haz clic en él: 3. Update Contact in Benchmark Email.

  1. En List (lista) selecciona la misma lista de contactos que seleccionaste previamente, o bien una lista nueva. Te recomendamos usar la lista anterior.
  2. En la opción contacto (contact) por default verás seleccionada la opción ID:No data, esta opción es correcta y te pedimos que NO la modifiques. Una vez que el test se realice, los datos se llenarán automáticamente. Nada más aparte de esta opción deberá agregarse a este campo.
  3. En Email Address (correo electrónico) selecciona el email de la aplicación, para este caso haremos clic en 1.New or Updated Spreadsheet Row in Google Sheets si no se muestra la opción Email Address, entonces haz clic en Show more options.

  1. Haz que los campos de ambas cuentas coincidan. Siempre selecciona los campos de la aplicación con la que estás haciendo el zap. Para este ejemplo usamos Google Sheets.
  2. Haz clic en continuar. Después haz clic en el botón azul Test & Continue.
  3. Ahora puedes activar tu zap. Una ventana emergente aparecerá con opciones para compartir. Para aprender más sobre compartir zaps haz clic aquí.

 

Cuando todos los pasos sean completados verás la siguiente pantalla:

  1. En el paso 1, cada nueva información añadida desde la aplicación seleccionada será enviada a Benchmark.
  2. En el paso 2,  Zapier buscará por contactos existentes en la lista de Benchmark seleccionada.
  3. En el paso 3, si no se encuentra el contacto, este será añadido como nuevo a la lista de Benchmark. Si el contacto existe solo se actualizará.

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Solución de problemas
  • Para crear zaps con múltiples pasos necesitas una cuenta premium con Zapier.
  • Para usar una nueva app o evento o acción nueva, deberás crear un nuevo zap. La versión 2.0 de Benchmark no es compatible con los zaps creados en la versión 1.0. Cualquier zap realizado antes de marzo 11 de 2021 fue realizado con la versión 1.0.
  • Nunca añadas información en el campo CONTACT (contacto). Este campo lo usará Zapier para buscar o añadir contactos.
  • Si el test fue exitoso, revisa que la dirección de prueba no exista en la lista de Benchmark. Si el contacto existe eliminalo e intenta nuevamente crear el zap.

    • Para que este error no te suceda te recomendamos usar una lista sin contactos de tu cuenta de Benchmark o bien, eliminar la dirección de contacto que usarás como prueba.
  • El código de error 400 sucede cuando los zaps no se pueden realizar debido a campos requeridos que no tienen información. Si obtuviste este código de error, por favor revisa que todos tus campos estén llenados correctamente.
  • Para más información sobre códigos de error en Zapier, visita la página de solución de errores de Zapier (inglés).

Si tienes problemas para conectar tu cuenta de Benchmark contacta a nuestro equipo de soporte vía email, chat o teléfono.


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